ADMINISTRASI TERPISAH (DESENTRALISASI) DALAM SISTEM PENCATATAN SIPIL, DAN KAITANNYA DENGAN SISTEM STATISTIK VITAL
Dalam pelaksanaan
pencatatan sipil yang terpisah (desentralisasi), pencatatan sipil bisa dilaksanakan
pada tingkat wilayah berpenduduk besar sepeti negara bagian atau provinsi. Tidak
semua negara yang melaksanakan pencatatan sipil dengan cara desentralisasi memiIiki
ketentuan hukum dan prosedur pencatatan sipil yang seragam. Dalam struktur administratif
pencatatan sipil yang terpisah, sistem statistlk Vital bisa diselenggarakan secara
terpusat atau terpisah.
Pelaksanaan Pencatatan Sipil Pada Satu
Tingkat Subnasional Saja dan lnteraksinya dengan Sistem Statistik Vital
Dalam contoh sistem desentralisasi
yang pertama. Tugas Pemerintah pusat adalah menetapkan persyaratan hukum yang
umum. Kegiatan penyelenggaraan dan pengurusan sistem pencatatan sipil menjadi
tanggung jawab pemerintah negara bagian atau pemerintah propinsi. Pencatatan
peristiwa penting dilaksanakan oleh kantor negara bagian atau propinsi. Pemerintah negara bagian
atau propinsi melaksanakan semua kegiatan pencatatan (mencatat, mengeluarkan
akta, melakukan perbaikan dan perubahan, menyimpan, mengarsip dokumen yang
terlambat dibuat dan semua kegiatan hukum lainnya). Pihak yang berwenang
melakukan pencatatan sipil di tingkat provinsi juga menyelenggarakan program
statistik vital di wilayah kekuasaannya dan menyusun, memberi sandi dan mengolah,
melakukan tabulasi dan menginformasikan statistik vital.
Kelabihan dari struktur
ini antara lain; data yang lebih relevan dengan satu daerah saja, masalah hukum
yang mungkin hanya dialami oleh penduduk provinsi tertentu bisa diatasi,
kontrol manajemen dan operasional terhadap provinsi bisa diterapkan. Struktur
di atas juga memilki kelemahan; kurangnya koordinasi dan kerja sama di antara negara
bagian atau provinsi bisa membuat pola pengumpulan data tidak konsisten, hal
Ini berpengaruh pula pada proses pencatatan.
Sebagai
alternatif struktur administratif pencatatan sipil yang memanfaatkan kantor
cabang setempat sendiri, ada sejumlah negara yang menggunakan kantor pemerintah
setempat yang sudah ada (kota, kabupaten, kecamatan. kelurahan) untuk
menyelenggarakan pencatatan sipil dalam struktur ini. Provinsi menetapkan Undang-undang
ketentuan dan peraturan penyelenggaraan kegiatan pencatatan sehingga badan
pemerintah setempat bisa mendata, mencatat, dan melaporkan berbagai peristiwa
ke kantor yang tingkatnya lebih tinggi. Agar sistem berjalan baik jika struktur
ini yang digunakan, selain kewajiban sesuai undang-undang, pemerintah provinsi
harus menjalin hubungan kerja yang erat dengan kantor pemerintah setempat yang
bertanggung jawab melaksanakan kegiatan pencatatan.
Satu
keuntungan jika memakai struktur ini adalah bisa ditekannya biaya karena untuk
fungsi pencatatan dijalankan di lembaga pemerintahan setempat. Proses dapat
berlangsung efektif karena tempat sudah tersedia, staf sudah terbiasa menyelenggarakan
kegiatan pemerintahan dan penduduk sudah mengenal kantor tersebut dan
pencatatan bisa dilakukan dengan lebih lengkap karena layanan pencatatan berada
di daerah sehingga penduduk mudah mendapatkannya.
