ADMINISTRASI PROGRAM SETEMPAT

Dalam struktur ini, kantor penyelenggara setempatlah (desa, kecamatan, kota, kelurahan) yang menjalankan atau mengatur proses pencatatan. Mereka melaporkan peristiwa yang terjadi kepada kantor di tingkat negara atau propinsi, atau langsung ke kantor pusat hanya untuk keperluan statistik vital.

Dalam hal ini, Pemerintah Pusat membuat kerangka kerja hukum untuk menjaga agar proses pencatatan dan pelaporan dapat berlangsung dengan baik dan lengkap. Disamping itu, terdapat kantor di tingkat nasional yang bertugas dalam menyusun statistik vital dari dokumen-dokumen ini. Contoh negara yang memanfaatkan struktur administratif semacam ini adalah Guatemala. Di bawah ini terdapat beberapa saran yang dapat diikuti oleh negara lain yang tidak memiliki sistem pencatatan secara nasional.

Satu Lokasi atau Sumber

Untuk menjalankan dan menyelenggarakan pencatatan di satu lokasi, harus dibentuk satu kantor pencatatan dan pengumpulan data. Kepala keluarga diminta melaporkan peristiwa yang terjadi kepada pejabat setempat (kepala desa, sekretaris desa/ carik, polisi) atau kepada kantor pelayanan setempat, seperti pusat kesehatan.  Pejabat setempat atau kantor pelayanan harus membuat catatan untuk setiap jenis peristiwa penting. Selain itu, pejabat juga harus mengirimkan informasi tentang kelahiran, kematian, dan kematian janin tersebut kepada kantor statistik untuk keperluan pengumpulan data statistik.

Dalam proses tersebut, ditunjuklah seorang notifier. Notifier adalah orang yang terlibat saat peristiwa penting itu terjadi. Contoh, bidan, petugas pemakaman atau krematorium, dan pengurus pusat kesehatan. Notifier bertugas mengisi formulir dengan informasi yang diperlukan dalam pencatatan. Mereka mengirimkan formulir tersebut kepada pejabat pencatatan setempat, kemudian memasukkan informasi tersebut ke dalam buku catatan. Di daerah yang lebih berkembang, pejabat dan kantor setempat ditunjuk untuk dijadikan sebagai pusat pencatatan. Pusat ini dapat digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan lain. Contohnya, pusat kesehatan dapat berfungsi sebagai pusat pencatatan, hal ini harus ada narasumber yang diberi tugas untuk pergi ke pusat kesehatan untuk melaporkan terjadinya peristiwa.

Kantor Lokal Lebih Dari Satu

Beberapa kantor ditunjuk untuk menyelenggarakan kegiatan pencatatan dalam membantu pelaksanaan program di daerah. Tugas utama kantor ini adalah melengkapi formulir, setelah itu mengirimkan informasi tentang peristiwa penting tersebut kepada kantor di tingkat lainnya. Setiap desa dapat menunjuk kepala desa atau bidan, guru atau orang lain untuk mencatat peristiwa. Orang yang ditunjuk harus mengirimkan informasi tersebut kepada petugas pencatat setempat, dan pada saat inilah dokumen ditandatangani dan dinyatakan sah.

Pemindahan dokumen dan data dari kantor setempat ke kantor pusat hanya sebagai tindakan sementara di daerah yang desanya sulit dijangkau dan tidak ada kantor resmi yang melakukan pencatatan dan pelaporan peristiwa penting. Dengan teknik unit pencatatan bergerak, staf pencatatan dari kantor yang organisasinya sudah baik akan dikirim ke berbagai kantor di pedesaan pada waktu-waktu tertentu. Mereka akan mendata peristiwa yang terjadi sejak kunjugan sebelumnya sampai kunjungan yang sekarang. Sekretaris desa atau carik atau masing-masing kepala keluarga dapat melaporkan informasi tersebut. Staf unit bergerak ini, kadang-kadang mengambil datanya dari catatan kesehatan, yang nantinya akan mencatat peristiwa pentingnya dan menyimpan dokumennya di kantor pencatatan setempat yang ada di lokasi tersebut. 

Teknik dengan unit bergerak ini, dapat dilakukan sebagai upaya sementara sampai di daerah tersebut sudah dibentuk kantor lokal yang sifatnya permanen dan dapat diselenggarakan kegiatan pencatatan. Selain itu, unit ini dapat digunakan sebagai sarana dalam memberikan pendidikan tentang pencatatan sipil kepada masyarakat yang secara berkala.

Peralihan dari Kantor Setempat menjadi Sistem Pencatatan Terpusat atau Terpisah

Fase transisi diperlukan untuk mengembangkan unsur-unsur penting dalam sistem. Awalnya, fase ini perlu menunjuk pejabat unit pencatatan pembantu setempat yang nantinya akan langsung bertanggung jawab terhadap masalah pelaporan kepada kantor pencatatan yang ada. Pejabat ini juga perlu diberikan wewenang untuk mencatat dan melaporkan peristiwa kepada petugas pencatat setempat yang telah ditunjuk. Contohnya, bidan, petugas pemakaman atau krematorium, kepala klinik kesehatan dan penyedia layanan.  Perlu adanya struktur pelaksana pencatatan sipil yang sama dengan struktur penyelenggara di tingkat pusat. Struktur terpusat atau terpisah, dengan adanya administrasi satu tingkat atau berlapis, akan memberikan prses registrasi yang jauh lebih baik.

Beberapa perubahan yang perlu segera dilakukan adalah menetapkan standar pelaporan dan pencatatan, menyepakati seperti apa formulir yang akan digunakan beserta isinya, dan membuat laporan tentang statistik vital. Waktu yang diperlukan untuk peralihan tersebut, tergantung pada beberapa hal, seperti tersedianya sumber daya, pelatihan, sarana teknis, tata cara pelaksanaan dan staf manajemen.