INFRASTRUKTUR ADMINISTRATIF: SISTEM PENCATATAN SIPIL TERPUSAT, TIDAK TERPUSAT DAN SETEMPAT, DAN KAITANNYA DENGAN SISTEM STATISTIK VITAL

Metode pencatatan sipil adalah pencatatan secara terus menerus, permanen, dan wajib tentang terjadinya peristiwa penting dan karakteristiknya. Yang dimaksud pencatatan sipil adalah seluruh administrasi, kerangka kerja hukum, kelembagaan, termasuk personil, jaringan pencatatan, prosedur, penyimpanan dan pengambilan data, penerbitan akte, dan output lainnya. Fungsi hukum pencatatan sipil adalah mencatat terjadinya peristiwa yang merupakan sumber status sipil.

      Sistem statistik vital adalah proses menyeluruh untuk; (a) mengumoulkan dengan cara mencatat,  menghitung atau memperkirakan secara tidak langsung informasi tentang frekuansi terjadinya peristiwa tertentu, serta karaktristik peristiwa dan karakteristik orang yang terlibat, (b) menyusun, menganalisis, mengevaluasi, menyajikan, dan menyebakan data tersebut di atas dalam bentuk statistik.

 Dalam administrasi pencatatan sipil yang terpusat biasanya ada lembaga yang betugas mengarahkan, mengkoordinasikan, dan memantau tugas pencatatan sipil secara nasional. Kantor yang dibebani tugas seperti ini bisa mengembangkan standar nasional dan program pencatatan yang seragam untuk semua perisnwa penting yang terjadi di negara tersebut dan di dalam berbagali kelompok penduduk. Lembaga pencatatan nasional tidak hanya berperan dalam bidang administrasi melainkan juga dalam bidang teknis di seluruh jaringan kantor pencatatan sipil wilayah (subnasional) dan setempat. Kantor pusat bertugas melakukan koordinasi dengan lembaga pemerintah Iain yang membantu pelaksanaan sistem pencatatan sipil, termasuk dinas kesehatan yang memberi keterangan tentang terjadinya peristiwa panting, Pengadilan yang mengurus perkawinan dan perceraian, dan kantor statistik yang mengumpulkan data pencatatan dan menerbitkan statistik vital. Keuntungan jika dibentuk kantor pencatatan pusat untuk menyelenggarakan sistem pencatatan adalah sebagai berikut: 

1. Kerangka hukum yang baku dan disepakati sehingga prosedurnya bisa seragam di seluruh negeri
2. Peraturan lebih mudah ditegakkan.
3. Adanya prosedur yang seragam untuk pencatatan dan pelaporan peristiwa penting secara nasional.
4. Kemudahan dalam melakukan riset.
5. Kemudahan dalam mengembangkan dan menyalurkan layanan.

Lembaga Tunggal Untuk Pencatatan Sipil dan Statistik Vital

Satu Jenis penyelenggaraan sistem pencatatan Sipil dan sistem statistik vital adalah menempatkan kedua tugas ini pada satu organisasi pemerintah saja. Hal ini dilakukan karena ada kaitan yang erat antara kedua sistem tersebut. Statistik vital diperoleh dari data yang ada pada formulir pencatatan sipil yang digabung dengan data pada formulir statistik. atau dari data pada formulir pencatatan yang digabungkan dengan data pada formulir statistik yang diisi pada saat pencatatan. Kalebihannya di sini adalah bahwa lembaga yang bertanggung jawab atas kedua sistem tadi bisa mengontrol semua perubahan yang dapat mempengaruhi kedua sistem, sehingga perbedaan soal sistem yang biasanya muncul dalam lembaga bisa dihilangkan. Komite yang terdiri atas wakil unit pencatatan sipil dan unit statistik vital di dalam lembaga bisa berfungsi efektif dalam memberikan bimbingan untuk memantau dan menjalankan masing-masing bidang fungsional Jika yang diberi tanggungjawab adalah satu lembaga. Kelebihan jika tugas administratif dilaksanakan oleh satu Iembaga adalah pada manajemen sistem penutatan dan statistik Vital secara menyeluruh Lembaga tunggal dalam struktur terpusat bisa memulai mengembangkan dan menjalankan setiap tugas fungsional dan operasional Kontrol administratif tunggal membuat distribusi staf dan sumber daya Iain bisa dilakukan dengan tepat. Kemampuan untuk menjalankan sistem secara efisien dan dengan biaya rendah dapat ditingkatkan jika cara efisien seperti di atas; Pembuatan desain(formulir), pemilihan Isian data, pengembangan struktur sandi (coding structure), penyusunan metode pengolahan dan pemilihan ukuran dan Indikator statistik dilakukan oleh satu lembaga saja.

Dalam sistem terpusat, sumber daya primer untuk menjalankan dan memelihara sistem ada pada tingkat nasional di kantor pusat. Lembaga pusat perlu membuat struktur organisasi yang tugas operasional spesifiknya di setiap tingkat didefinisikan secara jelas. Lembaga ini juga perlu menentukan, di setlap tingkat protokol untuk memantau dan mengevaluasi agar kualitas dan kelengkapan pengumpulan data dan pelaporan adanya peristiwa penting yang tepat waktu bisa terjamin. Badan yang berwenang dalam pencatatan terpusat bertugas mengamr program pencatatan sipil diseluruh negeri. Badan pusatjuga membuat data statistlk vital yang diambil dari formulir pencatatan sipil untuk kelahiran, kematian, kematian janin, perkawinan dan perceraian. Dalam sistem nasional, kantor distrik dan daerah bisa dimanfaatkan untuk mengatur masuknya data dan kantor pencatatan setempat kantor di setlap tingkat bisa menyimpan salinan dokumen yang diisi untuk masing-masing peristiwa penting sehingga mereka bisa memberikan pelayanan kepada masyarakat. Tetapi kantor pusatlah yang membuat statistik vital dan berbagai formulir tersebut. Jadi dalam struktur dengan lembaga tunggal, fungsi pencatatan retensi arsip dan pembuatan salinan agar informasi bisa diakses oleh masyarakat bisa dijalankan di setiap tingkat pemerintahan Iokal (daerah), distrik (kabupaten), dan regional (provinsi).

Strukur terpusat bisa menyebabkan munculnya penanyaan apakah program atau lembaga pemerintah lainnya dapat memanfaatkan informasi dari pencatatan sipil dan informasi statistik bisa cukup terwakili? Dengan dibentuknya komite antar lembaga, yang anggotanya merupakan wakil dari program dan organisasi, masalah di atas bisa dilihat dari perspektif yang lebih umum. Komite ini antara lain bisa terdiri atas personil yang terlibat dalam program-program seperti program kesehatan ibu dan anak, keluarga berencana, pelayanan sosial, dan pendataan penduduk. Dengan demikian, program lain akan tetap bisa memafaatkan informasi pencatatan sipil dan statistik vital.

Lembaga Administratif Terpisah Untuk Pencatatan Sipil dan statistik Vital

Terdapat sualu negara mengharuskan fungsi pencatatan sipil dan statistik Vital dijalankan oleh lembaga administrasi yang terplsah. Agar sistem pencatatan sipil dan sistem statistik vital bisa berjalan secara elektif, yang perlu diperhatikan adalah interaksi dan kerjasama di antara lembaga-lembaga ini. Yang menjadi perhatian partama kali adalah bagaimana menjalin hubungan kerja sama dan interaksi di antara dua lembaga Fungsi Statistik vital mengambil data dan penyelenggaraan sistem pencatatan sipil sehari-hari. Lembaga dengan fungsi statistiklah yang harus memulai upaya menjalin hubungan kerja dengan lembaga yang menyelenggarakan program pencatatan sipil. Yang paling baik dipilih adalah membentuk komite antar lembaga berdasarkan Undang-undang atau peraturan tentang pencatatan sipil (atau Undang-undang tentang statistik vital).

Keuntungan Jika pencatatan sipil dan statistik vital diselenggarakan oleh lembaga yang terpisah adalah masalah yang tumbul dalam masing-masing sistem berkurang sebanyak 50 persen lembaga pencatatan hanya menangani masalah pencatatan sedangkan lembaga statistik hanya menangani masalah statistik vital. Selain itu, persaingan yang terjadi di antara kedua lembaga membuat keduanya lebih menaruh perhatian serta lebih peduli tentang bagaimana cara mengelola masing-masing sistem dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Sisi positif lainnya, jika strukturnya terdiri atas lembaga terpisah adalah kemudahan memperoleh bantuan jika perlu ada perubahan dan perbaikan kantor. Salah satu aspek negatifnya adalah sulitnya membuat kedua lembaga bersepakat tentang kebutuhan apa saja yang perlu dipenuhi dan tentang pendistribusian dana yang diperoleh, kedua lembaga akan sulit mencapai kesepakatan tentang apapun.